03 · Peldaño 03 · Software a medida
Que tu empresa funcione sin ti delante.
- Reserva
- Salida
- Persona
- Validación
- Factura
- Incidencia
38 modelos de datos · 68 migraciones · en producción diaria
01
Qué incluye
- Software a medida para empresas con personal en la calle y cuadrantes
- Empieza con un piloto de 30 días sobre la parte que más te duele
- Después, el sistema completo por fases, cada una con precio cerrado
- Turnos, disponibilidad, sustituciones y fichaje
- Panel de oficina y app móvil para el equipo, con facturación y avisos
02
Cómo funciona
01
Piloto sobre lo que más duele
30 días sobre una parte concreta: los turnos, el fichaje o la facturación. Medido antes y después.
02
El sistema completo, por fases
Adaptamos la arquitectura de TripTours OS, ya en producción, a tu operación real. Cada fase con precio cerrado.
03
Lo dejamos funcionando sin ti delante
Documentado y en tus cuentas. Si un día quieres irte, te vas con todo.
03
Lo que nos preguntan
- Ya pago un programa de turnos y el cuadrante se sigue haciendo en una hoja de cálculo. ¿Me hace falta uno a medida?
- Depende de para qué está la hoja. Mira dónde se decidió el cuadrante de este mes y quién cubrió las últimas ausencias. Si se decidió en la hoja, o en el grupo de WhatsApp con la hoja delante, y al programa solo se pasó el resultado, lo que pagas cada mes es un tablón de anuncios. Aun así, puede que no compense hacer otro. Si la hoja sigue ahí porque a alguien le resulta más cómodo ver la semana en columnas, o porque la regla que se aplica en ella está en los ajustes del programa y nadie la activó, el arreglo es configurar el que ya pagas, y para eso está su soporte. Compensa cuando la regla no cabe en ningún ajuste: rotaciones que no se repiten cada semana, disponibilidad que cambia de un día para otro, sustituciones que se deciden en el momento y equipos que solo ven su turno en el móvil. Si es eso lo que se decide en la hoja, el programa no te va a alcanzar por mucho que lo configures.
- Los turnos, el fichaje y la facturación los llevo en tres sitios distintos. ¿Qué se pierde entre uno y otro?
- Los cambios de última hora. El turno dice quién tenía que ir, el fichaje dice quién fue y cuánto estuvo, y la factura tendría que salir de lo segundo, pero es fácil que salga de lo primero, porque el cuadrante es lo que está a mano el día de facturar. Una sustitución que se arregla por teléfono a primera hora cambia las tres cosas a la vez, y si cada una vive en su programa, alguien tiene que copiarla tres veces: la que no se copia aparece a fin de mes como horas cobradas que nadie hizo, u horas hechas que no se cobraron. Por eso, en el modelo de datos que enseña esta página, hay una caja que se llama Validación, aparte de Turno y de Factura. Es lo que pasó de verdad, y en nuestra propia operación lo que se cobra sale de ahí y no del turno: si un servicio le tocaba a una persona y lo cubrió otra, se apunta a quien lo hizo. Además, cada validación guarda la tarifa de ese día, así que cambiar un precio no reescribe los meses pasados. Una prueba para hoy: compara las horas de un cliente en la factura del mes pasado con las que se ficharon para él. Si coinciden con las del cuadrante y no con las fichadas, estás facturando el plan.
- ¿Se paga una cuota por cada persona de la plantilla que lo use?
- No. Esa cuota es de los programas que son una plataforma de otro, donde cada usuario ocupa una plaza que se paga al mes. Aquí no te damos de alta en TripTours OS: de él se reutiliza cómo está pensado, por ejemplo cómo se generan los turnos a partir de reglas o cómo se avisa por WhatsApp, y tu sistema es una instalación aparte. El alojamiento sí se paga cada mes, pero por la máquina y no por los nombres que hay dentro: dar de alta a quien entra en temporada no lo mueve. Si el programa con el que lo comparas cobra por empleado, haz la cuenta con la plantilla de tu mes más fuerte y con quien cubre sustituciones, que también entra a ver su turno y a fichar, no con la de hoy.
- Cuando alguien avisa de que no puede ir, ¿a quién le pide el sistema que lo cubra?
- A quien digan tus reglas, en el orden que decidas tú, y ese orden es lo que más se discute antes de programar nada. Las reglas chocan entre sí: quien mejor conoce ese servicio puede ser quien más horas lleva este mes, y quien vive más cerca puede no haber descansado lo suficiente desde su último turno. Hoy eso lo resuelve de cabeza quien coordina, cada mañana y sin tener que explicarlo; un sistema necesita el orden por escrito. Primero va lo que no se puede saltar, como el descanso entre jornadas o que la persona sepa hacer ese servicio, y después lo que se prefiere, como la cercanía o repartir las horas. Cada regla se escribe con su motivo al lado, por ejemplo por qué una ausencia se ofrece primero a unas personas y no a otras, porque dentro de un año alguien querrá cambiarla, y lo que tendrá que decidir no es cómo está programada, sino si el motivo sigue valiendo.
- Las apps de fichaje dicen que cumplen el registro de jornada. ¿Uno hecho a medida también?
- Si se diseña para eso desde el principio, sí. No basta con que tenga un botón de fichar: tiene que guardar, como poco, lo que pide el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que es la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, cada día, conservada cuatro años y a disposición de la propia plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Vale igual para quien empieza el turno en la calle y no pasa por la oficina. Por eso esos requisitos se escriben en el alcance de la fase del fichaje antes de programar nada, junto a dos detalles que cuesta mucho añadir después: un fichaje no se borra, se corrige, y queda escrito quién lo cambió, cuándo y por qué; y cada persona puede consultar sus propios registros sin pedírselos a la oficina.
- Ahora lo llevamos todo en hojas de cálculo. ¿Cómo se pasa eso al sistema nuevo?
- Empezando por ellas, porque son la mejor descripción de tu negocio que existe: en las columnas que alguien añadió, en los colores y en los comentarios están las reglas que nadie ha escrito en ningún otro sitio. Se pasa lo que sirve para trabajar (la plantilla, los clientes, los turnos que vienen), no todo el histórico desde que abriste, y se limpia por el camino: duplicados, nombres escritos de varias formas, filas que nadie sabe de quién son. Después, la hoja y el sistema conviven y se comparan hasta que dan lo mismo. Así pasamos nuestra propia operación de Notion a TripTours OS, y la comparación nos enseñó algo incómodo: el que perdía datos era el sistema viejo, no el nuevo. La hoja no se borra: se queda de solo lectura, por si hay que ir a mirar algo.