Taller de IA · En tu empresa o en remoto
Formación en IA para empresas cuyo equipo ya la usa, a escondidas.
Lo normal es que alguien de tu equipo ya pegue correos de clientes en un chat de IA para que se los resuma, que otra persona se crea la cifra que le devuelve sin mirar de dónde sale y que un tercero no la toque por miedo. El taller trabaja con esas tareas, las de tu gente, y termina con reglas por escrito sobre qué datos no salen de tu empresa.
El problema
La IA ya entró en tu empresa, por la cuenta personal de alguien.
Nadie la aprobó y nadie la ha prohibido, así que cada uno hace lo que puede. Uno pega la lista de clientes para que le redacte un correo, sin saber dónde se queda esa lista. Otra pide el resumen de un contrato y lo reenvía sin haber leído el original. Y quien mejor lo haría no la abre porque cree que le van a llamar la atención. Tú no ves nada de esto hasta que un cliente contesta a un dato que no era suyo, o hasta que alguien pregunta si esa herramienta se puede usar y nadie sabe qué decirle.
Qué hacemos
Se pregunta por tareas, no por personas
Antes del taller nos cuentas qué hace tu equipo cada semana, qué le pide ya a un chat de IA y qué le daría miedo pedirle. Mejor si lo cuenta el propio equipo, y sin nombres: si preguntas quién usa la IA a escondidas, nadie la usa. Con eso se prepara la sesión, así que en el taller no se explica qué es un modelo de lenguaje: se trabaja con los presupuestos, los correos y los informes que tu gente hace de verdad.
Qué no se pega en un chat, con tus propios papeles
La regla general la conoce todo el mundo y no sirve de mucho. Lo que sirve es verla con lo tuyo: este presupuesto sí, con el nombre del cliente cambiado por "Cliente A"; esta lista de teléfonos no, ni recortada; de este contrato, solo el párrafo que no identifica a nadie. Y la diferencia que casi nadie tiene clara: no es lo mismo la cuenta gratuita personal de alguien que una cuenta de la empresa, con sus condiciones leídas y su configuración revisada.
Comprobar, practicado y no solo avisado
Un chat de IA escribe con la misma seguridad cuando acierta que cuando se inventa una fecha, una cifra o el artículo de una ley. Eso no se aprende con una advertencia en una diapositiva: se aprende encontrando el fallo. En el taller se trabaja con respuestas que llevan un error metido a propósito, y la costumbre que se busca es sencilla: todo lo que lleva un número, un nombre o una cita se mira en su fuente antes de que salga de la empresa.
Para quien no la usa por miedo
Y luego está quien no la abre, porque piensa que se va a meter en un lío o que va a estropear algo. A esa persona no le falta motivación: le falta saber qué está permitido. Con las reglas escritas, el miedo se convierte en una lista corta: esto sí, esto no, y a quién preguntar cuando dude.
Se sale con una hoja de reglas y una constancia
El taller termina escribiendo, con tu equipo delante, una página de reglas: qué herramienta es la de la empresa, qué datos no salen nunca, qué se comprueba antes de enviar y a quién se pregunta. Una página, para que se lea. La cierras tú, que eres quien decide qué se permite. Y queda una constancia de asistencia con quién estuvo, la fecha, la duración y lo que se trató, para documentar la formación de tu plantilla.
Lo que nos preguntan
- ¿Por qué no basta con que cada uno aprenda por su cuenta?
- Porque a tu equipo no le falta saber escribirle a un chat: le falta saber qué está permitido en tu empresa, y eso no viene en ningún temario, lo decides tú. Además, quien aprende solo cambia sus costumbres y las de nadie más. Vuelve sabiendo más, pero el compañero sigue subiendo la lista de clientes a su cuenta personal y la compañera sigue sin atreverse a abrirla. Las reglas funcionan cuando las ha trabajado el grupo a la vez, con sus propios ejemplos, y cada uno sabe que el de al lado las ha oído igual que él.
- ¿Esto tiene que ver con el Reglamento europeo de IA?
- Sí, y conviene contarlo sin meter miedo. El Reglamento pide que quien usa inteligencia artificial en su empresa ponga medios para que su gente tenga conocimientos suficientes para usarla. Es una obligación de medios: se trata de ponerlos, no de aprobar un examen. Lo que hacemos es ayudarte a formar a tu equipo y a dejar constancia de ello, con el documento de asistencia y la hoja de reglas que se escribió. No es un certificado oficial ni lo presentamos como tal.
- ¿Y lo que ya se ha pegado en un chat antes del taller?
- Lo que ya salió no vuelve porque alguien se lleve la bronca, y la bronca solo consigue que la próxima vez nadie lo cuente. Lo útil es mirarlo en el propio taller: cada uno abre la configuración de su cuenta y se revisa qué guarda la herramienta del historial y qué opciones tiene para no guardarlo o no usarlo para mejorar sus modelos, y lo que se pueda apagar se apaga ahí mismo. Si lo que se pegó eran datos personales de clientes, háblalo con quien te lleve la protección de datos: es quien puede decir si hay que hacer algo más, y eso no lo decide un taller.
- ¿Y si cada uno usa una herramienta distinta, con su cuenta personal?
- Es lo primero que tiene que resolver la hoja. Uno trabaja con ChatGPT, otra con Gemini y otro con lo que le venía en el móvil, cada uno con su correo personal, y nadie sabe qué ha subido el de al lado ni dónde se ha quedado. En el taller se pone sobre la mesa para qué usa cada uno la suya, y con eso eliges cuál queda como la de la empresa: con una cuenta que das de alta tú, no cada empleado por su lado. Las demás no se prohíben de palabra, porque una prohibición que nadie ha explicado se salta al día siguiente: se escribe para qué no se usan. Y hasta que la cuenta de empresa esté dada de alta, la regla vale igual para todas: ahí no entra ni un dato de un cliente.
- ¿Se hace en la oficina o en remoto?
- Las dos cosas valen. Si tu equipo está en Madrid, vamos a tu oficina; si está repartido, se hace en remoto. No hay un aula nuestra a la que venir, y es a propósito: el taller se hace con los ordenadores y las cuentas de tu gente, porque es ahí donde se ve qué herramienta usa cada uno y cómo la tiene configurada.
- ¿Una sesión para toda la plantilla o por grupos?
- Depende de qué datos toca cada uno. Si todos hacen un trabajo parecido, basta una sesión de 2 a 3 horas, que va desde 499 € más IVA. Pero si en administración se manejan nóminas y DNI y en el equipo comercial listas de clientes, lo que no se pega en un chat es distinto en cada mesa, y en una sesión conjunta la mitad de los ejemplos no le dicen nada a la otra mitad. Entonces se hace por grupos, cada uno preparado con sus propias tareas, y cada grupo es una sesión más en el presupuesto. El tamaño también cuenta: en cada grupo tiene que dar tiempo a mirar la pantalla de todos, porque ahí aparece la costumbre que nadie mencionó. Lo que no se parte es la hoja de reglas: cada grupo aporta su parte y al final queda una sola para toda la empresa, que cierras tú.
La pregunta que tu equipo todavía no te ha hecho es si puede pegar ahí los datos de un cliente. Este taller existe para que la respuesta esté escrita antes de que alguien la necesite.