02 · Peldaño 02 · IA y automatización
Que dejes de hacerlo a mano.
19 flujos montados · 13 corriendo hoy · fuente: nuestra instancia de n8n
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Qué incluye
- Empieza con un piloto de 30 días en un proceso, medido antes y después
- Con los números del piloto decides si seguimos, y cada fase va con precio cerrado
- Agentes de IA conectados a tu operación real
- WhatsApp, correo e integraciones con lo que ya usas
- Vigilancia mientras dura el proyecto: si un flujo cae, lo sabemos antes que tú
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Cómo funciona
01
Elegimos un proceso en la llamada gratis
Uno que se repita y que hoy haga una persona a mano. Si hay varios candidatos y ninguno gana claro, antes va el diagnóstico.
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Piloto de 30 días en ese proceso
Lo montamos sobre tus herramientas, sin obligarte a cambiar de software, y medimos antes y después.
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Decides con los números delante
Si el piloto ahorra lo que tenía que ahorrar, se sigue con el siguiente proceso. Si no, se para ahí, y lo medido te sirve igual para decidir.
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Lo que nos preguntan
- De los procesos que me comen horas, ¿en cuál se puede probar la IA?
- En el que cumpla tres cosas que un proceso sin IA no necesita. La primera, que cada caso tenga una respuesta correcta y se vea cuándo no lo es. Sacar el importe, la fecha y el proveedor de un albarán se acierta o se falla; redactar una propuesta comercial no, porque cada persona que la revise corregiría algo distinto y lo que se mediría serían gustos. La segunda, que tu equipo lo haya resuelto por escrito en las últimas semanas (los correos que salieron, las líneas que se apuntaron de cada albarán): esos casos, con su respuesta ya dada, son con los que se prueba la IA antes de encenderla. La tercera, que los casos caigan en unos pocos tipos que vuelven (pide presupuesto, cambia un pedido, reclama una entrega) y no sea cada uno distinto, porque la IA se mide por tipo de caso y un tipo que sale dos veces en el mes no dice si lo hace bien. Si el proceso que más horas te come falla en la primera, el piloto va a otro de la lista. Si solo falla en la segunda, tiene arreglo: se empieza a dejar por escrito cómo se resuelve, y se prueba cuando haya casos.
- Si la IA no contesta siempre igual, ¿cómo se mide lo que ahorra?
- Caso a caso, no con un cronómetro al final del mes. El antes es lo que tarda hoy tu equipo en hacerlo a mano. En el después, cada cosa que prepara la IA acaba en uno de tres montones: lo que la persona que revisa manda sin tocar, lo que corrige antes de mandarlo y lo que tira para hacerlo ella desde cero. El ahorro es el tiempo del trabajo a mano menos el que se va en revisar, en corregir y en rehacer lo tirado, así que una IA que acierta mucho pero obliga a leerlo todo con lupa puede no ahorrar nada. Los montones se apuntan por tipo de caso y no solo en total, porque un buen resultado global puede esconder un tipo que falla siempre. Y antes de conectarla a nada vivo, se le pasan casos de las últimas semanas cuya respuesta buena ya existe, porque la dio tu equipo: hasta que no acierta en esos, no toca uno nuevo.
- ¿Y si el piloto no ahorra lo que esperábamos?
- Se paga igual, y lo útil es mirar por dónde se fue el ahorro, porque cada motivo tiene un arreglo distinto. Si el proceso pasó menos veces de las que parecía, la IA puede hacer bien cada caso y aun así no compensar: lo que falló fue la elección del proceso, no la IA. Si lo tirado se amontona en entradas que llegan de cualquier manera (la foto torcida de un albarán, un correo con tres pedidos dentro), el problema está antes de la IA, y lo que toca es ordenar cómo entra eso. Y si falla siempre en el mismo tipo de caso, no hace falta tirarlo todo: esos se mandan directos a una persona, la IA se queda con los que resuelve bien y se vuelve a hacer la cuenta solo con ellos. Lo que no se hace es pasar a la siguiente fase confiando en que mejore sola.
- ¿Dónde revisa mi equipo lo que prepara la IA?
- En las herramientas que ya usa, sin un panel nuevo que abrir. Si la tarea es contestar correos, la respuesta aparece como borrador dentro del mismo hilo y sale cuando alguien la lee y le da a enviar. Si es pasar albaranes a la hoja de cálculo compartida, la línea entra con una columna de revisado vacía, y la hoja no se jubila: el flujo la lee y escribe en ella como uno más del equipo. Así nadie cambia de pantalla para revisar, y lo que se hace con cada caso (mandarlo tal cual, corregirlo o tirarlo) queda apuntado ahí mismo, que es de donde sale la medición del piloto. Lo que sí se pacta antes es quién revisa y cuándo, porque un borrador que nadie abre no ahorra nada: es trabajo parado.
- Además de en mi herramienta, ¿dónde queda copia de mis datos?
- En dos sitios más, y los dos se dicen antes de empezar. Uno es el proveedor del modelo, al que le llega lo que el flujo le manda en cada paso: por eso, antes de conectar nada, se escribe qué lee el flujo, dónde escribe y qué no toca. El otro casi nadie lo menciona: el registro del propio flujo. Cada vez que corre guarda lo que entró, lo que le mandó al modelo y lo que este devolvió, y es lo que permite ver después por qué un caso salió mal. Ese registro está en una cuenta a tu nombre, y cuánto tiempo se conserva se decide al montarlo, en vez de quedarse con lo que venga por defecto. Y el flujo entra en tus herramientas con un acceso propio, no con la cuenta de alguien de tu equipo: lo que escribe él se distingue de lo que escribe tu gente, y cortarle el paso es borrar ese acceso.
- Cuando acaba el piloto, ¿cuánto cuesta al mes que la IA siga trabajando?
- Lo sabes por una factura, no por una estimación. Son dos gastos de terceros: el servidor donde corre el flujo, si hace falta uno propio, que es una cuota fija, y el consumo del modelo, que se cobra por uso: más casos o textos más largos, más consumo. Los dos se pagan desde cuentas a tu nombre, sin pasar por nuestra factura. Como el piloto corre un mes con tu volumen real, al acabar tienes la factura del modelo de ese mes, y dividida entre los casos que pasaron sale lo que cuesta cada uno, para ponerlo al lado del tiempo que ahorra cada uno. En esa cuenta se deja puesto un límite de gasto mensual, para que un fallo que repite la misma llamada en bucle se quede en un aviso y no en una sorpresa a fin de mes. Y la vigilancia que viene con el proyecto cubre el piloto y cada fase mientras está en marcha: la de después de entregarlo es el mantenimiento, que va aparte.